Tingkatkan Kinerja dan Perkuat Sinergi, BPMI Setwapres Gelar Jejaring Kehumasan Pemerintah Pusat dan Daerah

Jakarta, wapresri.go.id – Biro Pers, Media, dan Informasi (BPMI) Sekretariat Wakil Presiden menyelenggarakan Webinar Jejaring Kehumasan antara Pemerintah Pusat dan Daerah dalam Meningkatkan Kinerja Media Sosial pada Senin (06/12/2021). Webinar yang juga bertujuan untuk memperkuat sinergi antara insan kehumasan pemerintah ini menghadirikan praktisi kehumasan pemerintah daerah yakni Kabag Humas dan Protokol, Pemprov Jateng Lilik Henry Ristanto serta Manajer Kebijakan Publik Meta di Indonesia Noudhy Valdryno.

Diikuti kurang lebih 200 peserta pranata humas, analis, dan tenaga peliputan dari berbagai instansi pusat maupun daerah dari seluruh Indonesia, webinar kali ini secara komprehensif membahas berbagai strategi dan tantangan pengelolaan media sosial (medsos) yang kini telah menjadi salah satu media kehumasan utama instansi pemerintah.

Webinar dibuka oleh Kepala Biro Pers, Media dan Informasi, Sekretariat Wakil Presiden, Rusmin Nuryadin yang menyampaikan tujuan dari diselenggarakannya acara ini.

“Agar mendapatkan gambaran dan informasi yang strategis untuk meningkatkan kinerja media sosial dalam rangka mendiseminasi informasi kepada masyarakat dengan menghasilkan konten yang relevan, menarik, inovatif, dan kreatif,” ucap Rusmin.

Optimal Bermedia Sosial

Pada sesi pertama, Lilik Henry Ristanto memaparkan materi dengan tajuk “Optimal Bermedia sosial”.  Dalam sesi ini, ia memaparkan pengalaman dan strateginya dalam mengelola dan memanfaatkan medsos di Pemprov Jateng. Sebagaimana diketahui, Jateng menjadi satu-satunya Pemprov yang meraih predikat sangat baik pada evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) 2018 yang diselenggarakan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, termasuk penggunaan medsos. Tak ayal jika kesuksesan ini diharapkan menjadi inspirasi bagi lembaga-lembaga kehumasan lainnya.

“Awalilah dengan karya kecil tapi mampu meyakinkan pimpinan bahwa bermedsos itu penting, ke depan, hal baik akan mengikuti,” ucap Lilik mengawali paparannya.

Lebih lanjut, menurut Lilik media sosial memiliki 3 (tiga) peran penting yaitu sebagai media diseminasi informasi, media penyerapan aspirasi masyarakat, serta sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system).

Dari ketiga peran penting tersebut, dapat disusun beberapa strategi untuk meningkatkan efektivitas kinerja medsos, pertama dengan cara mengenali publik sebagai penerima layanan dengan baik.

“Pemerintah memiliki cakupan publik yang luas. Namun demikian, identifikasi publik di masing-masing platform sangat penting (lokasi geografis, umur, jenis kelamin, pekerjaan). Hal tersebut merupakan dasar dalam menentukan jenis konten apa yang sesuai. Sebab, sebuah konten tidak dapat didistribusikan secara massal ke seluruh plafrom, karena setiap media sosial memiliki karakteristik berbeda,” papar Lilik.

Selanjutnya, Lili menegaskan, verifikasi akun medsos juga penting dilakukan. Akun resmi yang terverifikasi merupakan modal utama dalam menciptakan kepercayaan masyarakat untuk berinteraksi. Setelah itu baru mempererat ikatan emosional di dunia maya.

“Tidak ada hubungan/interaksi yang tercipta dengan instan. Untuk itu perlu dibangun ekosistem-ekosistem media sosial di dunia nyata. Hal ini salah satunya dapat dilakukan dengan menggandeng influencer,” ujarnya.

Di samping menggandeng influencer, sambung Lilik, menetapkan Brand Ambassador juga penting dilakukan. Menurutnya, Brand Ambassador tidak harus pimpinan tertinggi dari sebuah instansi, namun bisa seseorang yang memiliki karakteristik/keunikan.

“Tidak harus berasal dari lingkungan Aparatur Sipil Negara (ASN), namun bisa dari semua kalangan. Dengan demikian, maka diseminasi informasi yang akan disampaikan oleh masyarakat akan lebih berdampak,” tuturnya.

Adapun beberapa cara yang dapat dilakukan untuk berkolaborasi dengan influencer, Lilik menguraikan, pertama adalah memanfaatkan hubungan yang telah terjalin sebelumnya seperti pertemanan pimpinan instansi dengan seorang influencer atau seorang yang unik. Menurutnya, kerjasama ini pun bisa dilakukan tanpa berbasis anggaran, melaikan karena adanya hubungan saling menguntungkan.

“Selanjutnya, dengan memanfaatkan potensi pegawai instansi yang memiliki keunikan atau paras menarik bagi publik. Sebagai contoh penggunaan polwan-polwan berparas menarik oleh Humas NTMC Polda Metro Jaya dalam mendiseminasikan laporan lalu lintas maupun informasi seputar kepatuhan berkendara,” terangnya.

Lebih jauh, Lilik menyampaikan bahwa penggunaan ‘Citizen Journalism’ juga penting dilakukan untuk optimalisasi penggunaan medsos sebagai media kehumasan. Sebab, hal ini dapat meningkatkan interaksi medsos di luar akun resmi.

“Akun resmi memiliki keterbatasan untuk ‘terjun’ di dalam isu sensitif atau melakukan perang opini dengan publik. Sehingga, citizen journalism ini dapat membantu peran akun media sosial resmi dalam merespon komentar masyarakat. Sebagai contoh Prof. Yustinus Prastowo di Kementerian Keuangan yang kerap menjawab pertanyaan netizen seputar APBN dan materi lain. Namun, cara ini juga perlu dilengkapi dengan data-data yang valid ketika menjawab,” paparnya.

Pemberian reward secara berkala, kata Lilik, juga dapat menjadi strategi pengembangan media sosial. Reward merupakan salah satu upaya untuk menarik engagement publik.

“Reward yang diberikan tidak harus mewah, namun bisa sesuatu yang bermakna, seperti kaos instansi, jam, dan sebagainya,” ucapnya.

Kemudian, lanjut Lilik, pemanfaatan momentum seperti hari-hari penting dalam satu tahun, seperti HUT instansi, Hari Anti Korupsi, dan sebagainya dapat dimanfaatkan untuk merencanakan konten dengan matang. Di samping itu, berselancar di atas ombak atau membawa isu viral ke dalam konten juga dapat dipertimbangkan untuk memantik ketertarikan warganet.

“Namun patut diingat bahwa hal ini memiliki dua potensi, yaitu akan bagus apabila berhasil dan akan tenggelam apabila gagal. Dan perlu diingat bahwa akun resmi tidak memiliki kebebasan untuk terjun di dalam sesuatu yang viral dan kontroversial,” jelasnya.

Hal penting lain yang perlu diperhatikan dalam pemanfaatan media sosial untuk kepentingan kehumasan, menurut Lilik, adalah kecepatan mendiseminasikan informasi agar tidak kehilangan momentum dan dapat menjadi rujukan bagi sumber lain. Kemudian juga tidak boleh takut dicap pencitraan, karena salah satu fungsi humas adalah membangun citra positif.

“Apabila suatu akun resmi pemerintah dianggap ‘tampil’, akan selalu ada dua persepsi yaitu pencitraan atau tidak kerja sama sekali. Oleh karena itu, jangan mundur akan persepsi tersebut,” imbaunya.

Selanjutnya, Lilik menekankan, evaluasi berkala dan perbaikan SOP harus terus dilakukan agar penyediaan konten dalam media sosial semakin baik dan diminati publik.

“Tidak ada hasil yang instan. Oleh karena itu, disarankan melakukan evaluasi peliputan dan hasil konten secara berkala agar SOP peliputan dan pembuatan konten dapat terus diperbaiki untuk menghasilkan konten lebih baik lagi ke depannya,” ujarnya.

Kemudian, untuk meningkatkan performa media sosial, kata Lilik, juga perlu menunjuk PIC untuk quality control.

“Humas disarankan untuk terus aktif dan kreatif dalam membuat konten yang baik. Namun, sebelum konten tersebut diunggah ke media sosial, pastikan sudah melalui tahap quality control oleh pejabat/pegawai yang ditunjuk menjadi PIC,” sebutnya.

Terakhir, Lilik berpesan agar dalam memafaatkan medsos sebagai sarana kehumasan harus memegang prinsip “berproses secara wajar”. Meskipun hasil dirasakan belum maksimal, harus terus berusaha dan memperbaiki hasil.

“Penggunaan konsultan media sosial tidak disarankan. Sebab, dengan agenda instansi yang begitu padat, kreativitas pembuatan konten akan terbatas apabila harus didasarkan berdasarkan kontrak. Penggunaan konsultan media sosial juga tidak menjamin performa media sosial instansi akan menjadi baik,” pungkasnya mengingatkan.

Strategi Pemanfaatan Media Sosial menurut Meta

Pada sesi kedua, Noudhy Valdryno selaku Manajer Kebijakan Publik Meta di Indonesia dan Timor Leste memaparkan beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam mengelola medsos. Sebagaimana diketahui Meta saat ini masih menjadi perusahaan penyedia platform medsos terbesar di dunia yang membawahi Facebook, Instagram, dan Whatsapp.

“Keeping your community safe and informed. Akun media sosial resmi sebuah instansi harus menjadi tempat aman untuk publik berinteraksi dan menjadi yang ter-update dalam menyampaikan sebuah informasi. Untuk sistem Facebook, pembuatan akun resmi instansi disarankan menggunakan fitur page, bukan profil,” tegas Ryno mengawali paparannya.

Selain itu, lanjut Ryno, pembuatan akun resmi instansi disarankan menggunakan nama yang formal dan singkat, serta menggunakan foto profil berupa lambang instansi. Dan tidak disarankan untuk sebuah instansi memiliki lebih dari satu akun agar interaksi publik dapat terpusat di satu akun.

“Ensure page security. Untuk meminimalisir upaya peretasan akun resmi, disarankan kepada admin untuk mengganti password secara berkala dan mengaktifkan fitur two factor authentification,” sambungnya.

Hal penting lain dalam bermedia sosial, kata Ryno, adalah memperhatikan algoritma agar konten yang diunggah mendapat prioritas sistem untuk muncul. Menurutnya, sistem media sosial biasanya akan menyaring konten berdasarkan beberapa faktor, seperti frekuensi, topik yang relevan/trending di masyarakat, dan konten dengan interaksi yang banyak.

“Setiap konten yang diunggah ke media sosial harus direncanakan dengan matang agar memenuhi kriteria algoritma. Terlalu banyak mengunggah konten dalam satu hari tidak menyebabkan interaksi bertambah, bahkan hal tersebut dapat membuat publik meng-unfollow akun resmi,”ujarnya mengingatkan.

Selain frekuensi, lanjut Ryno, topik dan interaksi, jam tayang konten pada waktu-waktu utama, serta keyword juga merupakan dua faktor yang harus dipertimbangkan.

“Disarankan untuk mengunggah konten se-up to date mungkin, sebab semakin update konten yang diunggah, akan semakin tinggi juga nilai beritanya dan signal tersebut akan ditangkap oleh sistem,” terangnya.

Lebih jauh, Ryno mengingatkan agar setiap instansi mengenali dengan baik karakteristik masing-masing platform berikut fitur-fitur yang ditawarkan.

“Setiap fitur di media sosial memiliki karakteristik berbeda. Sebagai contoh insta story sangat cocok digunakan untuk menampilkan aktivitas dibalik layar dari sebuah kegiatan. Feed sangat cocok digunakan untuk menampilkan foto-foto yang humanis. Reels sangat cocok untuk menampilkan video singkat yang ceria dengan penambahan lagu dan teks, dan sebagainya. Story highlights cocok digunakan untuk mendokumentasikan kegiatan per tema yang telah dilakukan agar followers yang belum melihat atau followers baru dapat mengaksesnya kembali kapan saja,” paparnya.

Pada kesempatan ini, Ryno pun memberitahu beberapa akun yang dapat dijadikan referensi dalam membuat konten.

“Pesan penting yang perlu diingat adalah, masyarakat Indonesia lebih sering menggunakan gadget-nya dibanding melihat televisi atau menggunakan komputer dalam mengakses informasi. Hal tersebut menyebabkan atensi terhadap sebuah konten tidak terlalu lama. Untuk itu, pesan utama yang ingin disampaikan harap disampaikan di depan. Pesan utama sebaiknya sudah ter-capture dalam 15 detik pertama sebuah konten video,” terang Ryno.

Di akhir paparan, Ryno memastikan bahwa Meta Indonesia akan selalu siap membantu berbagai instansi pemerintah untuk meningkatkan performa media sosialnya sebagai media kehumasan.

“Meta Indonesia siap membantu humas pemerintah untuk meningkatkan kinerja media sosialnya,” tegasnya.

Usai pemaparan materi dari masing-masing narasumber, acara dilanjutkan dengan sesi tanya jawab dan diskusi yang dipandu oleh Pranata Hubungan Masyarakat Ahli Madya Robby J. Prihana selaku moderator. (EP/SK/RJP-BPMI, Setwapres).