Tingkatkan Layanan untuk Capai Kinerja yang Lebih Baik

Jakarta.wapresri.go.id – Salah satu bentuk pelayanan yang diberikan Kantor Wakil Presiden (Wapres) adalah memfasilitasi para awak media dalam melakukan peliputan kegiatan-kegiatan Wapres RI di dalam negeri maupun luar negeri ataupun tamu-tamu yang datang menyambangi Wapres RI di Kantor Wapres Jalan Merdeka Utara maupun di Istana Wakil Presiden di Jalan Merdeka Selatan. Para awak media ini juga difasilitasi tempat untuk bernaung sejenak di press room Kantor Wapres sambil merilis berita-beritanya.

Asisten Deputi Komunikasi dan Informasi Publik (Asdep KIP) merupakan salah satu unit kerja pada Sekretariat Wakil Presiden (Setwapres) yang salahsatu tugasnya melakukan fasilitasi kepada para pewarta di Kantor Wapres dalam melakukan peliputan kegiatan-kegiatan Wapres.

Dalam upaya peningkatan pelayanan, diakhir tahun 2019 Asdep KIP telah melakukan survei kepuasan pelayanan kepada 40 responden awak media yang ‘ngepos’ di Kantor Wapres.

Survei ini dilakukan dengan menggunakan e-kuesioner berupa pernyataan yang harus direspon dalam bentuk rating scale sesuai dengan skala pengukuran yang digunakan untuk menilai kesesuaian kinerja pelayanan.

Hasil yang diperoleh dari survei tersebut menunjukkan 65% responden menyatakan setuju bahwa pelayanan yang diberikan oleh Asdep KIP secara keseluruhan sudah berjalan baik dalam memfasilitasi para awak media di Kantor Wapres.

Namun demikian, untuk meningkatkan pelayanannya terdapat beberapa masukan, saran, dan usulan, diantaranya ; relokasi press room di Kantor Wapres Jl. Merdeka Utara agar pergerakan wartawan dapat lebih cepat; alokasi waktu yang lebih lama untuk doorstop Wapres mingguan; tersedianya shuttle bagi wartawan yang akan meliput kegiatan Wapres di luar kantor/Istana Wapres; dan sosialisasi ID Press Setwapres kepada PASPAMPRES yang bertugas di luar kantor.

Salah satu awak media televisi menyampaikan bahwa sosialisasi ID Press kepada PASPAMPRES ini diperlukan agar akses masuk ke tempat acara Wapres di luar Kantor/Istana Wapres dapat lebih mudah.

Awak media televisi yang lain memberikan masukan terkait dengan doorstop Wapres, kiranya agar pertanyaan wawancara doorstop Wapres tidak dibatasi, sepanjang Wapres berkenan untuk memberikan jawabannya.

Usul, saran, dan masukan itu menjadi catatan yang dapat dipertimbangkan untuk peningkatan pelayanan yang lebih baik.

Analisis dan pengolahan data survei menggunakan perhitungan nilai persepsi dari masing-masing unsur pelayanan, yang kemudian dihitung indeks kepuasan pengguna layanan berdasarkan nilai bobot rata-rata tertimbang.

Dari hasil perhitungan diperoleh nilai persepsi untuk setiap unsur pelayanan sebagai berikut.
[1] Pelayanan peliputan kegiatan Wapres di Kantor Merdeka Utara memiliki nilai persepsi 4,20.
[2] Pelayanan peliputan kegiatan Wapres di Istana Wapres Merdeka Selatan memiliki nilai persepsi 4,05.
[3] Pelayanan peliputan kegiatan Wapres “di luar” kantor dan Istana Wapres memiliki nilai persepsi 3,95.
[4] Kenyamanan dan fasilitas pendukung press room di Kantor Wapres Jl. Merdeka Utara memiliki nilai persepsi 3,90.
[5] Kenyamanan dan fasilitas pendukung press room di Istana Wapres Jl. Merdeka Selatan memiliki nilai persepsi 2,93.
[6] Agenda harian kegiatan Wapres diinformasikan secara terbuka memiliki nilai persepsi 3,93.
[7] Keterangan pers mingguan (doorstop) Wapres memiliki nilai persepsi 4,03.
[8] Keterangan pers mingguan (doorstop) dengan tamu Wapres memiliki nilai persepsi 3,83.
[9] Pengambilan foto dan video pada kegiatan Wapres memiliki nilai persepsi 3,98.
[10] Penyediaan Kartu Pers Tahunan memiliki nilai persepsi 4,08.
[11] Hubungan kerja antara wartawan dengan Keasdepan KIP memiliki nilai persepsi 4,28.
[12] Tata tertib wartawan dalam pelaksanaan peliputan Wapres memiliki nilai persepsi 4,05.
[13] Penulisan daftar hadir di pintu masuk secdor ruang kaca kantor Wapres memiliki nilai persepsi 3,83.
[14] Pelayanan Asdep KIP dalam fasilitasi bidang kewartawanan memiliki nilai persepsi 4,05.

Nilai persepsi yang paling besar dari setiap unsur pelayanan tersebut di atas adalah hubungan kerja antara wartawan dengan Keasdepan KIP yang memiliki nilai sebesar 4,28.

Unsur ini memiliki angka persepsi yang paling tinggi yang dinilai oleh para awak media. Hubungan kerja antara wartawan dengan Keasdepan KIP selama ini dapat terjalin dengan baik. Keasdepan KIP sebagai koordinator kewartawanan dilingkungan Setwapres telah membangun komunikasi yang hangat dan harmonis dengan para awak media.

Sedangkan nilai persepsi yang paling rendah adalah kenyamanan dan fasilitas pendukung press room di Istana Wapres Jl. Merdeka Selatan dengan nilai sebesar 2,93.

Unsur kenyamanan dan fasilitas pendukung press room di Istana Wapres Jl. Merdeka Selatan ini memiliki nilai yang paling rendah sehingga perlu dilakukan langkah-langkah perbaikan dan peningkatan fasilitas.

Berdasarkan pantauan langsung di press room Merdeka Selatan memang dinilai kurang nyaman karena kursi dan meja kerja sangat terbatas disertai dengan fasilitas pendukung lainnya yang kurang memadai.

Salah satu saran dari awak media televisi menyampaikan bahwa press room di Istana Wapres Jl. Merdeka Selatan ini perlu lebih ditingkatkan lagi dengan fasilitas pendukung, seperti tambahan kursi dan meja kerja, adanya jaringan WiFi, gelas dan air minum.

Salah seorang awak media online secara ekstrim menyampaikan bahwa press room di Istana Wapres Jl. Merdeka Selatan ini terlihat seperti gudang karena banyaknya tumpukan buku dan berdebu seperti ruang yang tidak terawat.

Rendahnya nilai persepsi terhadap kenyamanan press room di Istana Wapres Merdeka Selatan ini perlu menjadi catatan khusus agar hal ini ke depan dapat lebih diperhatikan.

Dengan memperhitungkan nilai persepsi dari masing-masing unsur pelayanan dikalikan dengan bobot rata-rata tertimbang, maka diperoleh nilai indeks kepuasan pengguna layanan di setiap unsur pelayanan.

Indeks dari masing-masing unsur pelayanan tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh nilai indeks kumulatif sebesar 3,913 atau jika dikonversi dengan nilai dasar 25 akan diperoleh nilai sebesar 97,82.

Angka tersebut apabila dilihat pada Nilai Interval dan Mutu Pelayanan di bawah ini, tergolong pada kategori mutu pelayanan berpredikat B dengan kinerja pelayanan yang dinilai baik.

*Nilai Interval*
(1) 1,00 – 1,79 [25~44,75](2) 1,80 – 2,59 [44,80~64,75](3) 2,60 – 3,39 [64,80~84,75](4) 3,40 – 4,19 [84,80~104,75](5) 4,20 – 5,00 [104,80~125]

*Mutu Pelayanan*
(1) E => Sangat tidak baik
(2) D => Tidak baik
(3) C => Agak baik
(4) B => Baik
(5) A => Sangat Baik

Dengan melihat pada hasil survei kepuasan pengguna layanan tersebut di atas menunjukkan bahwa Asdep KIP dinilai baik dalam memberikan pelayanannya, namun demikian hal ini masih perlu terus ditingkatkan untuk mencapai kinerja pelayanan yang lebih baik lagi.

Pelayanan yang lebih baik ini nantinya akan mampu memberikan kepuasan kepada para pengguna layanan, yang pada akhirnya akan mampu meningkatkan image organisasi/lembaga sehingga citra organisasi/lembaga di mata pengguna layanan dapat terus meningkat. (ASK/DM/RN, KIP-Setwapres)


Cegah Antrian Fisik dengan Layanan Foto Online

Jakarta, wapresri.go.id – Bermula dari banyaknya permintaan foto Wapres secara langsung yang mengharuskan datang ke kantor Sekretariat Wakil Presiden di Jl. Kebon Sirih Jakarta Pusat dan keterbatasan personil dan ruang untuk memberikan layanan permohonan masyarakat yang membutuhkan foto dirinya bersama Wapres, maka Asisten Deputi Komunikasi dan Informasi Publik yang mengemban amanah Pendokumentasian dokumentasi foto, video, dan audio transkrip seluruh kegiatan Wakil Presiden beserta Istri merasa perlu membuat terobosan layanan secara Online.

Manfaat Layanan

Dengan menggunakan layanan permohonan dokumentasi online, database pemohon akan tersusun secara rapi, sehingga memudahkan penelusuran data pemohon untuk menghindari penyalahgunaan dokumentasi dan meminimalisir pertemuan secara tatap muka antara ASN dan pemohon dokumentasi.

Selain itu, layanan foto online dapat menghindari adanya peluang pemberian gratifikasi atau imbalan di samping dapat juga meminimalisir masuknya virus ke database center dokumentasi.

Sistem Informasi Permohonan Dokumentasi Online dapat dirancang, namun dalam implementasinya membutuhkan bandwith besar, sehingga menimbulkan biaya besar dan ketersediaan bagian IT dalam menyediakan server dengan kuota besar.

Dengan adanya formulir permohonan dokumentasi online, unit kerja diuntungkan dengan dapat melayani pemohon dokumentasi tanpa menggunakan biaya besar.

Caranya

Untuk mendapatkan layanan foto online Pemohon harus melewati tahapan-tahapan sebagai berikut:

Pemohon dokumentasi diarahkan untuk mengunjungi situs laman www.wapresri.go.id, kemudian memilih menu setwapres layanan foto, setelah mengisi data permohonan dokumentasi, klik submit.

Admin dokumentasi melakukan pengecekan request pemohon secara berkala, lalu melakukan konfirmasi kepada pemohon menggunakan media elektronik.

Admin dokumentasi mengirimkan dokumentasi ke pemohon melalui electronic mail ataupun drive online yang dapat digunakan secara gratis.

Database dokumentasi diterima oleh pemohon, tanpa pemohon dokumentasi harus mendatangi ruang pelayanan Asdep KIP.

Sebagai informasi, pada tahun 2017 terdapat 147 pemohon yang terdiri dari 109 orang dari Instansi daerah,18 orang Masyarakat, 8 orang Kementerian/Lembaga dan 6 orang dari berbagai Perusahaan serta 5 orang dari Kedutaan Besar.

Dalam aplikasi permohonan dokumentasi tersebut, di siapkan menu feedback untuk membetikan ruang komentar atau pendapat setelah menerima layanan sebagai bentuk respon untuk menampung aspirasi tanggapan dari para pemohon dokumentasi terkait pelayanan dokumentasi secara online ini guna perbaikan layanan ke depannya.

Respon Pengguna

Berikut merupakan sample feedback dari para pemohon saudara Achmad Yudiansyah dari Dinaskominfo Balikpapan.

“Bagus Sekali Untuk Permintaan Foto dengan Form Online,” ujarnya.

Sementara saudari Minarni dari Setjen DPR RI ia menyebutkan bahwa pelayanannya sudah sangat bagus.

Tak ketinggalan saudara Anggun Permana Sidiq dari PMI ia pun berkomentar bahwa pelayanan publik yang sangat baik dengan menyediakan form permohonan untuk meminta Foto kegiatan Wapres dengan instansi lain.

Tak hanya itu, saudari Famy Decta dari Setda Kota Probolinggo menyebut bahwa dirinya baru pertama kali menggunakan layanan foto ini.

“Sangat menarik dan pastinya mempermudah pemerintah daerah yang membutuhkan dokumentasi saat berlangsungnya kegiatan bersama wapres,” ungkapnya.

Ia menambahkan semoga permintaan layanan foto ini mempermudah kami mendesiminasikan informasi kepada masyarakat di daerah. ” Terimakasih banyak,” ucapnya.

Orang Asingpun juga pernah meminta foto dirinya saat bersama Wapres dalam satu acara, Ferry Jubair salah satu orang bule yang memohon.

“We think you are doing a great job and we continue to trust the humas team of Pak Jk. Cheers,” terangnya.

Demikian beberapa contoh yang memberikan penilaian berupa rating pelayanan dokumentasi yang terbagi menjadi 3 pilihan yaitu sangat puas, puas, dan cukup puas.

Laman photo online

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdy98HULeFuvYoDAEqmr6VJuMAxUt1idHR5MHuSqiKT3N6cfg/viewform

(RN, KIP-Setwapres).